A Műszeroldal tudásbázisának egy oldala

Mi az EDI? Az EDI meghatározása Strukturált adatok szabványos elektronikus cseréje kettő vagy több, számítógépalkalmazás között.Az EDI elsősorban elektronikus ügyviteli és nem technológiai szabvány a számítógépes ügyviteli alkalmazások között. Mivel alkalmazások közötti kommunikációról van szó, az EDI-hez kommunikációs alkalmazások (pl.: levelezés) és protokollok kapcsolódnak a megfelelő kommunikációs szinteken. Az EDI fő mozgató ereje, vagyis a szabványos elektronikus dokumentum kezelés igénye, a gazdasági élet kereskedelmi, gyártói és szolgáltatói területeiről indul ki. A nagy cégek versenyképességét egyértelműen meghatározza a piaci rendelkezésre állásuk mértéke. A rendelkezésre állást jelentősen javítja ügyvitelük automatizmusainak növelése, ami csak elektronikus úton érhető el és mindez a szabványos elektronikus adat és dokumentum csere egyre növekvő igényét jelenti. A nagy cégek a velük kapcsolatban lévő közepes és kis cégek (beszállítók, viszonteladók, szállítmányozók) körében is érvényesítik EDI kommunikációs igényeiket, ugyanakkor a bankoknak, biztosítóknak és a pénzügyi szféra egyéb vállalkozásainak is jelentős ügyfelei. A nagy cégek a partnerekkel és a szállítmányozókkal EDI-n kereskedve (megrendelések, visszaigazolások, számlák stb.) azt is elvárják, hogy az átutalásokat, jóváírásokat is EDI alapú elektronikus ügyvitelükön keresztül végezhessék. Ezért az EDI fogadóképeség igénye a bankok felé is hat, mivel nagy banki ügyfelekről van szó. Az EDI alapú nemzetközi szállítmányozás miatt a VÁM szerveknek is kezelniük kell a vonatkozó EDI üzeneteket Európában. (pl.: Tranzit rendszer) Az EDI lehetővé teszi, hogy az információt fogadó számítógép felhasználói programja az információ ismételt beírásának vagy a manuális beavatkozás minden egyéb formáinak mellőzésével feldolgozza a kapott információt. Ennek köszönhetően az EDI, az üzletmenet és az ügyviteli folyamatok hatékonyabbá tételének egyik fontos eszközévé vált. A meglévő ügyviteli folyamatok gépesítése során az EDI elkészíti az egyes forgalomban levő dokumentumok adatainak elektronikus változatát, és ehhez olyan struktúrát használ, amelyet a feladó és a címzett ügyviteli alkalmazásai egyaránt fel tudnak ismerni. A feladó alkalmazása automatikusan hozza létre ezt a strukturált dokumentumot, amelyet a címzett ügyviteli alkalmazása automatikusan tud feldolgozni. A dokumentum formátumok átalakítása EDI konverterrel történik. Hol érdemes EDI-t alkalmazni? Az EDI-t általános értelemben ott érdemes használni az elektronikus dokumentumkezelésben, ahol több résztvevő között nagymennyiségű kritikus adat rendszeres, szabványos és automatikus továbbításáról illetve cseréjéről van szó. A szabványosság főleg akkor kap jelentőséget, ha a kritikus adatok cseréjében számos szereplő vesz részt, a rendszer szereplői alkalomszerűen változnak és más és más informatikai rendszerrel rendelkeznek. A biztonságos adatkezelés akkor jelentős, ha szükség van az elektronikus dokumentumok továbbításának, konverziójának nyomon követésére és a dokumentumok különböző megjelenési formáinak archiválására, titkosítására. Az EDI rendszer szabványos és biztonságos kialakítása lehetővé teszi a rendszerben résztvevők számának egyszerű bővítését. Ezért érdemes EDI-t használni ott, ahol nagyszámú és igény esetén bővülő közösség akar adatbiztos ügyviteli kapcsolatot teremteni. További általános sajátossága az EDI alkalmazást igénylő környezetnek, a tömeges és automatikus dokumentumkezelés és feldolgozás. Az EDI nagy kapacitású és automatikus, adat be- és kiviteli tulajdonságai az EDI alkalmazásának egyik legfontosabb előnye. A rendszeres adatcsere szintén jellemző az EDI-t igénylő környezetekre. A rendszeres adatcseréhez általában rendszeres adatfeldolgozás is kapcsolódik legalább az egyik oldalon, ami automatizmusokat igényel az adatbevitelben, a hatékony feldolgozás érdekében. Az UN/EDIFACT szabvány Az EDI-ben kb. 30 éves iparági és nemzetközi szabványosítási munka testesül meg. Javarészt ennek köszönhető az EDI beruházások értékállósága. 1986-ban az ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága (UN/ECE) és az Amerikai Nemzeti Szabványügyi Intézet (ANSI) X12 United Nations Joint EDI Group (UN/JEDI) néven felállított egy közös kutatócsoportot. Ezt a csoportot bízták meg az EDI új globális szabványának elkészítésével. A csoport tevékenységének eredményeként.1987-ben létrejött a United Nations Electronic Data for Administration, Commerce and Transport, amelynek rövidítése a UN/EDIFACT. 1987. szeptemberében a szabványt ISO 9735 szabványként fogadta el a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet. A következő évben az ENSZ, az (akkori) Európai Gazdasági Közösség és az Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) közreműködésével létrehozta a Trade Electronic Interchange Systems (TEDIS) szervezetet, amelynek célja általában az EDI alkalmazásának elősegítése a kereskedelmi kapcsolatokban, valamint az UN/EDIFACT szabvány elterjesztése. Az UN/EDIFACT, a nemzetközi EDI szabvány megalkotására és bevezetésére tett határozott erőfeszítések eredménye. A világ különböző térségei és a különböző iparágak helyi EDI szabványokat alkalmaztak, illetve alkalmaznak. A kereskedelem azonban egyre inkább túllép az iparági és nemzeti határokon. Mindez a más szabványok használóit fokozatosan az egységes EDI nyelv az UN/EDIFACT használatára kényszeríti. Az UN/EDIFACT jelentős és fontos lépés az egységes nyelvű EDI adatcsere megvalósításában. Az UN/EDIFACT több mint 175 üzleti bizonylat, dokumentum elektronikus leírását tartalmazza. Ezek a dokumentumok a különböző üzleti tranzakciók széles körét ölelik át, a számláktól a pénzügyi fizetési megbízásokig, a munkavállalói biztosítás káreseményeit ismertető űrlaptól, a veszélyes áruk bejelentéséig.

Mi az EDI?

Az EDI meghatározása

   Strukturált adatok szabványos elektronikus cseréje kettő vagy több, számítógépalkalmazás között.Az EDI elsősorban elektronikus ügyviteli és nem technológiai szabvány a számítógépes ügyviteli alkalmazások között. Mivel alkalmazások közötti kommunikációról van szó, az EDI-hez kommunikációs alkalmazások (pl.: levelezés) és protokollok kapcsolódnak a megfelelő kommunikációs szinteken.

   Az EDI fő mozgató ereje, vagyis a szabványos elektronikus dokumentum kezelés igénye, a gazdasági élet kereskedelmi, gyártói és szolgáltatói területeiről indul ki. A nagy cégek versenyképességét egyértelműen meghatározza a piaci rendelkezésre állásuk mértéke. A rendelkezésre állást jelentősen javítja ügyvitelük automatizmusainak növelése, ami csak elektronikus úton érhető el és mindez a szabványos elektronikus adat és dokumentum csere egyre növekvő igényét jelenti. A nagy cégek a velük kapcsolatban lévő közepes és kis cégek (beszállítók, viszonteladók, szállítmányozók) körében is érvényesítik EDI kommunikációs igényeiket, ugyanakkor a bankoknak, biztosítóknak és a pénzügyi szféra egyéb vállalkozásainak is jelentős ügyfelei. A nagy cégek a partnerekkel és a szállítmányozókkal EDI-n kereskedve (megrendelések, visszaigazolások, számlák stb.) azt is elvárják, hogy az átutalásokat, jóváírásokat is EDI alapú elektronikus ügyvitelükön keresztül végezhessék. Ezért az EDI fogadóképeség igénye a bankok felé is hat, mivel nagy banki ügyfelekről van szó. Az EDI alapú nemzetközi szállítmányozás miatt a VÁM szerveknek is kezelniük kell a vonatkozó EDI üzeneteket Európában. (pl.: Tranzit rendszer)

   Az EDI lehetővé teszi, hogy az információt fogadó számítógép felhasználói programja az információ ismételt beírásának vagy a manuális beavatkozás minden egyéb formáinak mellőzésével feldolgozza a kapott információt. Ennek köszönhetően az EDI, az üzletmenet és az ügyviteli folyamatok hatékonyabbá tételének egyik fontos eszközévé vált. A meglévő ügyviteli folyamatok gépesítése során az EDI elkészíti az egyes forgalomban levő dokumentumok adatainak elektronikus változatát, és ehhez olyan struktúrát használ, amelyet a feladó és a címzett ügyviteli alkalmazásai egyaránt fel tudnak ismerni. A feladó alkalmazása automatikusan hozza létre ezt a strukturált dokumentumot, amelyet a címzett ügyviteli alkalmazása automatikusan tud feldolgozni. A dokumentum formátumok átalakítása EDI konverterrel történik.

Hol érdemes EDI-t alkalmazni?

    Az EDI-t általános értelemben ott érdemes használni az elektronikus dokumentumkezelésben, ahol több résztvevő között nagymennyiségű kritikus adat rendszeres, szabványos és automatikus továbbításáról illetve cseréjéről van szó.

   A szabványosság főleg akkor kap jelentőséget, ha a kritikus adatok cseréjében számos szereplő vesz részt, a rendszer szereplői alkalomszerűen változnak és más és más informatikai rendszerrel rendelkeznek.

   A biztonságos adatkezelés akkor jelentős, ha szükség van az elektronikus dokumentumok továbbításának, konverziójának nyomon követésére és a dokumentumok különböző megjelenési formáinak archiválására, titkosítására.

    Az EDI rendszer szabványos és biztonságos kialakítása lehetővé teszi a rendszerben résztvevők számának egyszerű bővítését. Ezért érdemes EDI-t használni ott, ahol nagyszámú és igény esetén bővülő közösség akar adatbiztos ügyviteli kapcsolatot teremteni.

   További általános sajátossága az EDI alkalmazást igénylő környezetnek, a tömeges és automatikus dokumentumkezelés és feldolgozás. Az EDI nagy kapacitású és automatikus, adat be- és kiviteli tulajdonságai az EDI alkalmazásának egyik legfontosabb előnye.

   A rendszeres adatcsere szintén jellemző az EDI-t igénylő környezetekre. A rendszeres adatcseréhez általában rendszeres adatfeldolgozás is kapcsolódik legalább az egyik oldalon, ami automatizmusokat igényel az adatbevitelben, a hatékony feldolgozás érdekében.

Az UN/EDIFACT szabvány

   Az EDI-ben kb. 30 éves iparági és nemzetközi szabványosítási munka testesül meg. Javarészt ennek köszönhető az EDI beruházások értékállósága. 1986-ban az ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága (UN/ECE) és az Amerikai Nemzeti Szabványügyi Intézet (ANSI) X12 United Nations Joint EDI Group (UN/JEDI) néven felállított egy közös kutatócsoportot. Ezt a csoportot bízták meg az EDI új globális szabványának elkészítésével. A csoport tevékenységének eredményeként.1987-ben létrejött a United Nations Electronic Data for Administration, Commerce and Transport, amelynek rövidítése a UN/EDIFACT.

   1987. szeptemberében a szabványt ISO 9735 szabványként fogadta el a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet. A következő évben az ENSZ, az (akkori) Európai Gazdasági Közösség és az Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) közreműködésével létrehozta a Trade Electronic Interchange Systems (TEDIS) szervezetet, amelynek célja általában az EDI alkalmazásának elősegítése a kereskedelmi kapcsolatokban, valamint az UN/EDIFACT szabvány elterjesztése.

   Az UN/EDIFACT, a nemzetközi EDI szabvány megalkotására és bevezetésére tett határozott erőfeszítések eredménye. A világ különböző térségei és a különböző iparágak helyi EDI szabványokat alkalmaztak, illetve alkalmaznak. A kereskedelem azonban egyre inkább túllép az iparági és nemzeti határokon. Mindez a más szabványok használóit fokozatosan az egységes EDI nyelv az UN/EDIFACT használatára kényszeríti. Az UN/EDIFACT jelentős és fontos lépés az egységes nyelvű EDI adatcsere megvalósításában.

   Az UN/EDIFACT több mint 175 üzleti bizonylat, dokumentum elektronikus leírását tartalmazza. Ezek a dokumentumok a különböző üzleti tranzakciók széles körét ölelik át, a számláktól a pénzügyi fizetési megbízásokig, a munkavállalói biztosítás káreseményeit ismertető űrlaptól, a veszélyes áruk bejelentéséig.